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Rechnungen erstellen mit WooCommerce 2021

Was ist WooCommerce?

WooCommerce erstellt keine Rechnungen oder Lieferscheine. Für die Erstellung von Rechnungen in WooCommerce ist ein zusätzliches Plugin oder ein externes Rechnungsprogramm notwendig. Welche Lösungen es da gibt, erfährst du in diesem Beitrag. 

Harald Frey ‧ WooExperte

In WooCommerce gibt es die Möglichkeit, eine E-Mail als „Rechnung“ zu versenden. Diese Benachrichtigung entspricht aber nicht den rechtlichen Anforderungen. Natürlich lassen bei dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen die Rechnungen auch per Hand erstellen. Allerdings ist dies zeitaufwendig und rechnet sich nur bei wenigen Bestellungen.

Automatische Erstellen von Rechnungen

Rechnungen lassen sich in WooCommerce entweder intern über ein zusätzliches Plugin oder extern über die Anbindung an Buchhaltungsprogramme erstellen. Die richtige Auswahl des Rechnungsprogramms hängt von den Anforderungen und dem Kostenfaktor der Rechnungssoftware ab. 

Auf die unterschiedliche Ausstattung der Rechnungssoftware achten

Die vorgestellten Programme unterscheiden sich in der Funktionsweise und Ausstattung. Den Vergleich der Software auf den Preis zu reduzieren, würde die unterschiedlichen Ausstattungsmerkmale nicht berücksichtigen. 

Interne und externe Rechnungserstellung

Grundsätzlich lässt sich zwischen interner und externe Erstellung von Rechnungen in WooCommerce unterscheiden. Bei der internen Lösung erfolgt die Rechnungsstellung innerhalb der WordPress-Installation. Bei der externen Lösung werden die Daten von WooCommerce an ein externes Rechnungsprogramm weitergegeben und dort die Rechnung erstellt.
Beide Lösungen bieten Vor- und Nachteile.

Vor- und Nachteile interne Rechnungserstellung WooCommerce

Vorteile

  • Daten bleiben im System
  • Zusätzlich rechtliche Absicherung der Website
  • Schnittstellen für externe Rechnungsprogramme
  • Automatisierung der Rechnungen

Nachteile

  • Begrenzte Funktionen
  • Nicht mit anderen Shops oder Marktplätzen nutzbar 
  • Kundenverwaltung begrenzt 
  • Nicht mit Artikelverwaltung verknüpft

Vor- und Nachteile externe Rechnungserstellung WooCommerce

Vorteile

  • Umfangreiche Funktionen
  • Automatisierung
  • Anbindung zusätzlicher Shops und Marktplätze
  • Lagerverwaltung

Nachteile

  • Daten außerhalb des Systems
  • Zusätzliche Software 


Kostenlose Rechnungssoftware für WooCommerce

Leider gibt es keine große Auswahl an kostenloser Rechnungssoftware. Allerdings bieten viele Anbieter Probemonate oder Testzeiträume an.  Allerdings gehe ich in diesem Beitrag auch nur auf deutsche Rechnungssoftware ein.
Über eine kostenlose JTL-Wawi Schnittstelle ist eine kostenfreie Rechnungserstellung innerhalb der JTL-Wawi möglich.

Rechnungen mit WooCommerce erstellen

Für die Erstellungen von Rechnungen in WooCommerce sind zusätzliche Plugins oder externe Buchhaltungsprogramme notwendig.
WooCommerce erstellt keine Rechnungen oder Lieferscheine.
Die Software versendet lediglich Bestellbestätigungen inkl. Bestellnummern.
In WooCommerce gibt es zwar die Möglichkeit eine E-Mail als „Rechnung“ zu versenden, diese Benachrichtigung entspricht aber nicht den rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung.

Unterschiedliche Ausstattung der Rechnungssoftware in WooCommerce

Bei der Auswahl der Rechnungssoftware solltest du auf die unterschiedliche Ausstattung der Software achten.

Die vorgestellten Programme unterscheiden sich in der Funktionsweise, Ausstattung und dem Preis. Wegen den unterschiedlichen Ausstattungsmerkmalen sind Vergleiche bei Rechnungssoftware auch nur schwer durchzuführen.

Beim Preis der Rechnungssoftware die MwSt. berücksichtigen

Bei dem Preis der Software solltest du auf die unterschiedlichen Angaben der MwSt. achten. Nicht alle Anbieter zeigen die Preise inkl. MwSt. Bei einem Preisvergleich ist also auf die Angabe der MwSt. zu achten. Dies ergibt immerhin in eine Preisdifferenz von 19%.

Auf die Grundgebühr achten

Bis auf wenige Ausnahmen berechnen die hier vorgestellten Rechnungsprogramme monatliche oder jährliche Grundgebühren. Die Grundgebühren sind unabhängig von der Anzahl der Rechnungen. Bei einer kleinen Anzahl von Rechnungen kann die Grundgebühr ein erheblicher Kostenfaktor darstellen.

Bei der Auswahl der Rechnungssoftware habe ich mich auf die Auswahl deutschsprachiger Software beschränkt.

Kosten WooCommerce Rechnungssoftware

Rechnungssoftware mit Grundgebühr

Die Kosten einer Rechnung in WooCommerce hängen – bei einer Rechnungssoftware mit Grundgebühr – von der Anzahl der gestellten Rechnungen ab.

Beispielrechnung bei 100 Rechnungen und 15€ Grundgebühr im Monat

Bei einer Grundgebühr von 15€ im Monat und 100 Rechnungen kostet die Erstellung pro Rechnung 15 Cent.

Beispielrechnung bei 50 Rechnungen und 15€ Grundgebühr im Monat

Bei einer Grundgebühr von 15€ im Monat und 50 Rechnungen kostet die Erstellung pro Rechnung schon 30 Cent.

Rechnungssoftware ohne Grundgebühr

Bei Rechnungssoftware ohne Grundgebühr fallen nur bei Erstellung einer Rechnung Kosten an. Die Gebühren hängen  also von der Anzahl der Rechnungen ab.

Beispielrechnung bei 7 Cent pro Rechnung und 100 Rechnungen ohne Grundgebühr

– Die Erstellung kostet pro Rechnung 7 Cent zzgl. MwSt.

– Die Gesamtkosten für die 100 Rechnungen betragen 7 € zzgl. MwSt. im Monat.

– 50 Rechnungen kosten 3,50 € zzgl. MwSt.
– Unabhängig von der Zeit

Beispielrechnung bei 7 Cent pro Rechnung und 50 Rechnungen ohne Grundgebühr

  • Die Erstellung kostet pro Rechnung 7 Cent zzgl. MwSt.
    Die Gesamtkosten für die 100 Rechnungen betragen 3,50 € zzgl. MwSt. im Monat.

Kostenlose Rechnungssoftware für WooCommerce

Einige Rechnungsprogramme bieten kostenlose Probemonate an.
Über eine kostenlose JTL-Wawi Schnittstelle ist die  kostenfreie Rechnungserstellung innerhalb der JTL-Wawi möglich.

Auflistung Rechnungssoftware WooCommerce

WordPress Plugins

Die kostenpflichtigen Plugins German Market und Germanized Pro erstellen in WooCommerce Rechnungen, Lieferscheine und Stornos.  Die Erstellung der Rechnungen ist nach dem Kauf der Plugins kostenlos.

German Market

German Market bietet u.a. eine umfangreiche integrierte Rechnungserstellung für WooCommerce (PDF Rechnungen, Retourenscheine, Stornos) und zusätzliche Schnittstellen zur Anbindung externer Buchhaltungssysteme an.
Schnittstellen

  • lexoffice
  • sevDesk
  • Billbee
  • 1&1 Online-Buchhaltung

Lösung unverbindlich ausprobieren
Nicht möglich, es gibt aber sehr gute Erklärvideos.

Kosten

  • Ab 75€ inkl. MwSt. für 12 Monate

Website
German Market

Germanized für WooCommerce

Die kostenpflichtige Version WooCommerce Germanized pro erstellt u.a.  PDF Rechnungen, Stornierungen und Lieferscheine.

Schnittstellen
WooCommerce Germanized bietet keine Schnittstellen für externen Rechnungssoftware an. Ein Export der eigenen Daten  als CSV und/oder Zip-Datei ist möglich.

Lösung unverbindlich ausprobieren
Nicht möglich

Kosten

  • Ab 69,00 € inkl. MwSt. im Jahr

Website
Germanized für WooCommerce

Cloudbasierte Rechnungssoftware für WooCommerce

Cloudbasierte Rechnungsprogramme importieren eingehende Bestellungen von WooCommerce und erstellen innerhalb der Cloud Rechnungen und Lieferscheine. Der Funktionsumfang der Anbieter unterscheidet sich nicht unerheblich. Einige Anbieter bieten differenzierte Leistungspakete an.

Billbee

Bei Billbee handelt es sich um ein cloudbasiertes Multichannel-Tool das Bestellungen von WooCommerce abruft und Rechnungen oder Lieferscheine erstellt. Je nach Einstellung versendet die Software die Dokumente automatisch per Mail an die Kunden.

Kostenlose Schnittstelle
Billbee stellt eine kostenlose Schnittstelle für WooCommerce bereit.
Zusätzlich gibt es Schnittstellen für weitere externe Software (PlentyMarkets, Afterbuy, JTL Wawi, WISO Mein Büro und Orgamax).

Lösung unverbindlich ausprobieren
Nach der Registrierung  beginnt eine 30 tägige Testphase, während dieser alle Funktionen komplett kostenlos genutzt werden können.

Kosten
Keine jährliche Grundgebühr.
Pro Bestellung 7 Cent zzgl. MwSt.
Pro Bestellung fällt auch bei Erstellung mehrerer Dokumente nur einmal eine Gebühr an.

Website
https://www.billbee.de/
(Provisions-Link)

Rechnungserstellung WooCommerce mit Billbee

weclapp

Cloud basierte ERP Software mit CRM, Projektverwaltung, Faktura, Fibu, Warenwirtschaft.

Kostenlose Schnittstelle
weclapp verfügt über eine eigene kostenlose Schnittstelle zu WooCommerce.

Lösung unverbindlich ausprobieren
Kostenloser Test Account für 30 Tage.

Kosten
weeclapp bietet unterschiedliche Pakete an.

Der günstigste Tarif mit Rechnungserstellung gibt es ab 29€ im Monat zzgl. MwSt.
Dieser Tarif beinhaltet Funktionen wie CRM – Kunden- und Kontaktmanagement u.v.m.

Website
https://www.weclapp.com

WooRechnung

Rechnungen können direkt über WooRechnung aber auch über angebundene Anbieter (Billomat, Debitoor, easybill, FastBill, Monsum oder sevDesk) erzeugt werden.

Schnittstelle
Die Verbindung erfolgt über ein kostenloses Plugin.

Lösung unverbindlich ausprobieren
10 Rechnungen pro Monat sind in WooRechnung kostenlos.

Kosten
Business – 300 Rechnungen für 10 € exklusive MwSt.
Unlimited – Kein Rechnungslimit für 25 € exklusive MwSt.

Website
WooRechnung

FastBill

Bei FastBill handelt es sich um eine Online-Rechnungs- und Kundenverwaltung für kleine Firmen und Selbstständige.

Schnittstellen
Die Software verfügt über keine eigene WooCommerce Schnittstelle.

Zusätzliche Schnittstellen
WP_Rechnungen WooCommerce Edition
WooRechnung

Lösung unverbindlich ausprobieren
Kostenloser Testaccount für einen Monat.

Kosten
Ab 8,99 zzgl. 19% MwSt. für das kleinste Paket bei jährlicher Bezahlung.

Website
FastBill

lexoffice

Buchhaltung online erledigen mit lexoffice von Lexware. Angebote und Rechnungen schreiben, Online-Banking, Zugriff für Steuerberater möglich u.v.m.

Schnittstellen
Die Software verfügt über keine eigene WooCommerce Schnittstelle.

ZusätzlicheSchnittstellen
German Market

Lösung unverbindlich ausprobieren
Kostenloser Test Account für 30 Tage.

Kosten
lexoffice bietet unterschiedliche Pakete an.
Der günstigste Tarif gibt es ab 7,90 € pro Monat zzgl. MwSt.

Startups, Existenzgründer und Jungunternehmer können lexoffice für 12 Monate kostenlos und ohne Abo-Verpflichtung nutzen.

Website
lexoffice

sevDesk

Online-Bürosoftware für Rechnungen & Angebote und Buchhaltung mit Kunden- & Lagerverwaltung.

Schnittstellen
Die Software verfügt über keine eigene WooCommerce Schnittstelle.

Zusätzliche Schnittstellen
German Market
WooRechnung
Billbee

Lösung unverbindlich ausprobieren
Kostenloser Test Account für 14 Tage.

Kosten
sevDesk bietet unterschiedliche Pakete an.
Den günstigsten Tarif gibt es bei zweijährlicher Abrechnung ab 6,50 EUR zzgl. MwSt. im Monat.

Website
sevDesk

Debitoor

Kundenrechnungen professionell und einfach erstellen. Das Rechnungsprogramm Debitoor hilft dir – Schritt für Schritt – die perfekte Rechnung zu erstellen.

Schnittstellen
Die Software verfügt über keine eigene WooCommerce Schnittstelle.

Zusätzliche Schnittstellen
IEX ApS
WooRechnung

Lösung unverbindlich ausprobieren
7 Tage lang unverbindlich ausprobieren. Kostenloser Support.

Kosten
4 € zzgl. MwSt. im Monat. für 100 Rechnungen im Jahr.
8 €zzgl. MwSt. im Monat.für 400 Rechnungen im Jahr

Website
debitoor
(Provisions-Link)

Billomat

Mit Billomat kannst du Rechnungen, Angebote und Belege einfach online erstellen!

Schnittstelle
Billomat bietet ein kostenloses Plugin als Schnittstelle zu  WooCommerce an.

Testphase
14 Tage

Kosten

  • Ab 6 € zzgl. MwSt. im Monat (Jahresabo) für 60 Kunden und 90 Produkte

Website
Billomat

easybill

Rechnungen, Angebote und Lieferscheine mit der cloudbasierten Rechnungssoftware.

Schnittstelle
easybill bietet eine kostenlose Schnittstelle zu WooCommerce

Lösung unverbindlich ausprobieren
eine Woche kostenlos und unverbindlich

Kosten
– 9 € zzgl. MwSt. im Monat  für unbegrenzte Dokumente und bis zu 20 Kunden
– 19€ zzgl. MwSt. im Monat für unbegrenzte Dokumente und  unbegrenzte Kunden

Website
easybill

Rechnungssoftware für PC

JTL-Wawi

JTL-Wawi ist eine kostenfreie Warenwirtschaft (Software) mit einem großen Funktionsumfang. JTL-Wawi erstellt nach dem Übertrag der Daten von WooCommerce u.a. kostenlose Rechnungen und Lieferscheine.

Kostenlose Schnittstelle
Mithilfe der kostenlosen Schnittstelle JTL-Connector kannst du Daten von WooCommerce übertragen.

Kosten
JTL-Wawi und die Schnittstelle JTL-Connector ist kostenlos.

Website
JTL-Wawi

orgaMAX

orgaMAX ist ein Komplettpaket für die anfallenden Verwaltungsaufgaben im geschäftlichen Bereich für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Kostenlose Schnittstelle
Die Software verfügt über keine eigene WooCommerce Schnittstelle.

Kostenpflichtige Schnittstelle
https://www.netzspitze.de/shop/
Die Netzspitze Schnittstelle zur Synchronisierung der Bürosoftware “Mein Büro” mit Woocommerce kostet aktuell 199€ zzgl. 19% MwSt Inkl. Updates für 12 Monate.

Lösung unverbindlich ausprobieren

Einfach Demoversion herunterladen und direkt starten. Der Testzeitraum endet nach 30 Tagen automatisch.

Kosten
Software mieten: Der günstigste Tarif gibt es ab 13,50 € zzgl. MwSt. im Monat

Website
Deltra

WISO Mein Büro 365

WISO Mein Büro ist die Bürosoftware für Unternehmen aller Branchen und Größen.

Kostenlose Schnittstelle
Die Software verfügt über keine eigene WooCommerce Schnittstelle.

Kostenpflichtige Schnittstelle
https://www.netzspitze.de/shop/
Die Netzspitze Schnittstelle zur Synchronisierung der Bürosoftware “Mein Büro” mit Woocommerce kostet aktuell 199€ zzgl. 19% MwSt Inkl. Updates für 12 Monate.

Lösung unverbindlich ausprobieren
Ein kostenloser Test der Software ist möglich.

Kosten
Ab € 71,39 pro Jahr (zzgl. MwSt.)

Website
WISO Software

Mein Fazit

Die richtige Auswahl der Rechnungssoftware hängt von den eigenen Anforderungen an die Software und den finanziellen Rahmenbedingungen ab. Die Anzahl der zu auszustellenden Rechnungen in WooCommerce ist bei der Auswahl der Software ein wichtiger Faktor. Für wenige Bestellungen im Monat lohnt sich eine Rechnungssoftware für 400 € natürlich nicht.

Hochpreisige Lösungen bieten zusätzlich Buchhaltungsprogramme zur Verwaltung und Auswertung der Zahlungen an.

Hinweis: Wir verwenden in diesem Artikel Provisions-Links (Affiliate-Links). Die Kennzeichnung erfolgt über den Hinweis „(Provisions-Link)”. Sollten Sie über diesen Link einen Kauf tätigen, erhalten wir im Gegenzug eine kleine Provision. Für den Besteller entstehen keine Mehrkosten.

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WooExperte

Harald Frey

Seit vielen Jahren unterstützt Harald Frey Selbständige und Unternehmer bei der erfolgreichen Anwendung von WordPress und WooCommerce. Als Experte für WooCommerce verfügt Harald Frey nicht nur über ein tiefgehendes Wissen – er hat auch eine Mission: Er möchte seine Kunden beim Einsatz von WooCommerce bestmöglich unterstützen.